Firemní vánoční večírek se může zdát jako téma, které přijde na řadu až s prvními chladnými dny. Pokud ale firma chce zaměstnancům nabídnout víc než jen volný stůl v restauraci, měla by vhodné místo hledat už v srpnu, nejpozději během září. V říjnu a listopadu už totiž často nezbývá otázka, jaký prostor si vybrat, ale zda je ve vhodném termínu vůbec něco dostupné.
„Největší zájem se každoročně soustředí do několika týdnů před Vánoci, zejména na čtvrtky a pátky od konce listopadu do poloviny prosince. O stejné termíny se přitom ucházejí malé firmy, velké společnosti, instituce i pořadatelé soukromých akcí. Kapacita kvalitních restaurací a eventových prostorů se však meziročně zásadně nezvyšuje. Kdo začne s výběrem pozdě, musí proto častěji ustoupit ze svých představ o místě, programu, datu nebo rozpočtu,“ říká Martin Venglář ze společnosti Nomce.
Malý tým ještě neznamená snadnou rezervaci
Firmy s menším počtem zaměstnanců někdy plánování odkládají s představou, že pro deset nebo dvacet lidí se místo vždy najde. Právě u menších týmů ale může být výběr překvapivě obtížný. Pokud chtějí vlastní salónek v oblíbené restauraci, soukromí pro svůj program a možnost sedět u jednoho stolu, vybírají z mnohem užší nabídky než běžní hosté.
Velké večírky potřebují prostor i produkční zázemí
U větších týmů bývá situace ještě složitější. Nestačí najít sál, do kterého se všichni vejdou. Prostor musí odpovídat zamýšlenému formátu večírku, nabídnout vhodné uspořádání stolů, místo pro catering, pódium, ozvučení, šatnu a dostatečné sociální zázemí. Firmy současně stále častěji hledají neotřelá místa, která sama vytvářejí část zážitku. Může jít o industriální halu, kulturní centrum, galerii, historický objekt, moderní multifunkční prostor nebo netradiční gastronomický provoz. Takových lokalit je však omezený počet a nejzajímavější termíny se v jejich kalendářích zaplňují jako první.
Srpen není příliš brzy, ale ideální chvíle
Začít plánovat v létě neznamená, že už musí být známý každý detail programu. V srpnu stačí určit přibližný počet účastníků, rozpočet, preferované termíny a základní podobu akce. Firma si může zajistit vhodné místo a další části dopracovat během podzimu.
Součástí rezervace by mělo být také důkladné prostudování podmínek. Důležité jsou výše zálohy, storno podmínky, termín pro potvrzení konečného počtu hostů, minimální útrata, rozsah pronájmu a pravidla pro vlastní dodavatele. Vyplatí se ověřit i to, co je zahrnuto v ceně a co se účtuje zvlášť. Například technika, obsluha po určité hodině, úklid, šatna nebo ostraha.
Zdroj a foto: Aspen PR
