V předvánočním adventním období by slušelo upustit od každodenního spěchu, ale realita je většinou výrazně odlišná. Potřebujeme do konce roku zvládnout nápor v práci, nakoupit dárky, uklidit, napéct cukroví a nachystat vše potřebné na Vánoce. Jak to všechno zvládnout a neuštvat se? Budete se divit, ale zásady time managementu, který je stálicí mezi manažerskými kurzy, se dají snadno aplikovat i do soukromého života. Přinášíme několik tipů, jak zvládnout předvánoční nápor.
Plánujte – včetně priorit a termínů
Pokud nestíháte, je nejlepší si sednout a důkladně vše naplánovat – jak v práci, tak doma. „Důležité je nezapomenout určit si hraniční termíny, tak budete mít rychle přehled, co se opravdu vymyká kontrole a je potřeba řešit jinak. Označte si také, co je opravdu nutné udělat – pokud budete v úzkých, snadno rozhodnete, co zvládnout přednostně,“ radí Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS. Na podobě plánu nezáleží: ať už si vezmete k ruce elektronického pomocníka s plánovačem nebo papír a pastelky, důležité je, aby plán byl přehledný, a dobře jste se v něm orientovali; u jednotlivých činností nebuďte líní určit prioritu a termín splnění.
Delegujte
Nemusíte, a ani byste neměli, vše stihnout sami. Už ve fázi plánování rozdělte úkoly a nezapomeňte, že klíčem ke zvládnutí času je informovanost. Seznamte členy svého rodinného týmu nejen s tím, co po nich chcete, ale také do kdy a proč. A nezapomeňte plnění úkolů kontrolovat a motivovat k další činnosti pochvalou.
Průběžně vyhodnocujte, dbejte na priority
Je samozřejmé, že nepůjde vše podle plánu. Určete si proto, že například dvakrát týdně zkonfrontujete plány s realitou a podle toho upravíte další postup. Jan Dvořák přidává radu z praxe: „Nezapomínejte na priority – stejně jako v pracovním životě i doma platí, že nejvíce času sežerou „neřízené“ drobnosti, zejména pokud se vám do něčeho nechce. Buďte na sebe přísní a držte se vytyčeného plánu, vrátí se vám to v dobrém a stihnete udělat mnohem více, než jste čekali.“ Když se i tak dostanete do úzkých, znovu se hodí, že jste v klidu promysleli, co je stěžejní – rychle vyhodnoťte, co musíte stihnout a zaměřte se na to.
Nezapomeňte na časové rezervy
„Mezi základní pravidla time managementu patří započítání dostatečné časové rezervy do každého projektu, a to v objemu cca 40 % z celkové časové náročnosti,“ upřesňuje Jan Dvořák. Rezervu potřebujete pro neplánované činnosti, v našem „předvánočním projektu“ také na odpočinek: ani vaši blízcí neocení u stromečku unavenou vystresovanou osobu, která na jakýkoli podnět reaguje podrážděně. Pokud plány nevycházejí, berte to jako výzvu – využijte moderní služby, delegujte více na ostatní, případně přehodnoťte plány.
Efektivně využívejte moderní služby
V našich krajích je často zvykem zvládnout vše sám, ale především v poslední letech rychle roste využívání služeb, které nám ušetří čas i námahu. Pořizováním dárků v internetových obchodech počínaje přes objednání úklidu, využití dodávkových služeb pro velké předvánoční nákupy, objednávku hotového vánočního pečiva či obědu či večeře z restaurace přímo domů na stůl. Ušetřit čas lze i například využitím sdílených vozů, pokud vlastní automobil nemáte či se svým nechcete jet například do pražského centra.
A na závěr trochu netradiční aplikace Paretova principu známého také jako princip „20/80“. Pětina toho, co děláme, nám přináší 80 % úspěchu. Takže věřte, že i když stihnete jen část z toho, co považujete za ideální, pohodu Vánoc to vůbec nemusí ovlivnit
